Accordo sul trattamento dei dati — Divoroo™

1. Parti, ambito e accettazione

Titolare: il gestore del locale identificato nell'ordine e nell'accettazione del presente accordo. Responsabile: Matrix Società a Responsabilità Limitata Semplificata, operante come Media Matrix — Matrix S.r.l.s., sede legale Piano Umberto 2, 95022 Aci Catena (CT), Italia — C.F. e P. IVA 05955490874 (di seguito «Matrix»), ai recapiti in fondo alla pagina.

Matrix S.r.l.s. vende e fattura il servizio e ne cura la gestione tecnica e operativa, inclusi server, database e assistenza. Il presente testo e l’allegato operativo devono essere consegnati e accettati in forma scritta, anche elettronica documentabile, dal locale e da Matrix prima dei trattamenti per conto del locale. Possono essere parte dell’ordine commerciale se espressamente richiamati e accettati; la sola pubblicazione sul sito non sostituisce l’accettazione. 095WEB — Roberta Fedele resta proprietaria del progetto e non è parte di questo DPA, non svolgendo attività affidate sui dati del servizio.

2. Oggetto, durata e operazioni

Matrix mette a disposizione del locale gli strumenti tecnici per raccogliere, conservare, consultare, aggiornare e gestire le proprie prenotazioni, inviare comunicazioni di servizio, esportare o restituire i dati, fornire assistenza e cancellarli su istruzione. Il trattamento dura per il servizio affidato e il tempo necessario alla restituzione o cancellazione finale.

L'accordo riguarda le funzioni del pannello e del widget svolte per conto del locale. Non riguarda le finalità autonome di Matrix relative all'account clienti, a Divoroo Rewards, all'intermediazione del portale, alle recensioni pubbliche e alla sicurezza dei propri sistemi, descritte nella Privacy clienti.

3. Interessati e dati

Interessati: clienti che prenotano, referenti del locale e persone eventualmente menzionate nelle note. Dati: nome, email, telefono, data e ora della prenotazione, persone, note, stato della richiesta, comunicazioni e registrazioni tecniche pertinenti. I campi liberi non sono destinati a raccogliere dati sanitari o giudiziari: il locale indica ai clienti un canale appropriato per esigenze sensibili.

4. Istruzioni e obblighi del locale

Il locale determina finalità, base giuridica, tempi di conservazione e destinatari dei trattamenti per proprio conto, informa gli interessati e comunica istruzioni documentate attraverso l'ordine, il pannello e l'assistenza. Matrix tratta i dati solo su tali istruzioni, anche per eventuali trasferimenti, salvo un obbligo di legge; in questo caso informa il locale prima del trattamento, se consentito. Segnala senza ritardo istruzioni che ritenga contrarie alla normativa.

Il locale non può usare i contatti ricevuti per pubblicità senza una base giuridica autonoma e un'informativa adeguata. Matrix non può usare per proprie finalità promozionali i dati affidati dal locale in forza del presente accordo.

5. Riservatezza e sicurezza

Matrix vincola alla riservatezza le persone autorizzate e limita gli accessi alle attività necessarie. Le misure comprendono protezione delle credenziali, password conservate come hash, controllo degli accessi, separazione logica dei locali, connessioni HTTPS del servizio e aggiornamento dei sistemi. Il backup è settimanale ed è eseguito dal servizio server Aruba. Prima dell’attivazione le parti documentano le procedure di ripristino, i cicli di conservazione delle copie e le verifiche periodiche adeguate al rischio, senza presumere garanzie tecniche dalla sola pubblicazione di questo testo.

6. Sub-responsabili

Il locale autorizza il ricorso ai fornitori tecnici identificati nell'allegato operativo consegnato prima dell'accettazione, con attività, ubicazione e garanzie applicabili. Il fornitore indicato è Aruba per hosting, database e posta elettronica, con backup settimanale del server; l’allegato identifica la società contraente, i servizi e le ubicazioni effettive. Matrix impone loro obblighi equivalenti e resta responsabile verso il locale dell'adempimento di tali obblighi.

Per aggiunte o sostituzioni, Matrix informa preventivamente il locale con almeno 15 giorni di preavviso, così da consentire un'opposizione motivata prima del coinvolgimento del nuovo fornitore. Se l'opposizione non può essere risolta, le parti concordano un'alternativa o la cessazione della funzione interessata prima del trattamento.

7. Assistenza e violazioni

Matrix assiste il locale, tenuto conto della natura del trattamento e delle informazioni disponibili, nelle richieste degli interessati e negli obblighi di sicurezza, valutazione d'impatto e consultazione preventiva. Inoltra le richieste ricevute sui dati trattati per conto del locale, senza decidere autonomamente salvo istruzioni o obblighi di legge.

Informa il locale senza ingiustificato ritardo dopo aver appreso una violazione dei dati affidati, comunicando natura, conseguenze, dati coinvolti e misure adottate o proposte, anche per fasi se necessario, per consentire gli adempimenti degli artt. 33 e 34 GDPR.

8. Restituzione e cancellazione

Alla cessazione, secondo la scelta del locale, Matrix restituisce o cancella i dati affidati e cancella le copie entro 60 giorni dalla fine del rapporto, salvo conservazione imposta dalla legge. Tempi di esportazione, formato, rimozione dalle copie di sicurezza e gestione delle copie residue sono definiti nell'allegato operativo; i dati residui non sono usati per altre finalità. Non sono oggetto di cancellazione per ordine del locale i dati che Matrix deve legittimamente trattare per finalità proprie, separatamente identificate.

9. Verifiche e trasferimenti

Matrix mette a disposizione le informazioni necessarie a dimostrare il rispetto dell'art. 28 GDPR e consente verifiche e ispezioni del locale o di un incaricato, con modalità che proteggano sicurezza e dati degli altri clienti.

I trasferimenti fuori dallo Spazio Economico Europeo richiedono istruzioni documentate, una base conforme al capo V GDPR e le garanzie applicabili, comunicate al locale.

10. Allegato operativo e sottoscrizione

Prima dell'accettazione le parti completano un allegato con: dati del locale e referenti privacy; funzioni attivate; istruzioni e termini di conservazione; fornitori autorizzati e ubicazioni; misure di sicurezza e backup; procedura di restituzione e cancellazione; eventuali trasferimenti e garanzie. Questo accordo prevale per gli aspetti di protezione dei dati affidati dal locale. I trattamenti svolti da Matrix per proprie finalità sono descritti nelle informative. Nell’organizzazione attuale non è previsto un affidamento di dati personali a 095WEB; un eventuale futuro incarico richiederà la preventiva definizione dei ruoli e degli accordi applicabili.

Locale / Titolare, identificato nell'ordine: ____________________
Referente e contatto: ____________________
Data e accettazione: ____________________

Matrix Società a Responsabilità Limitata Semplificata / Responsabile
Data e accettazione: ____________________